Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1 Minjon Oy ja henkilötietojen käsittely

Tietosuojan tarkoituksena on turvata henkilöiden yksityiselämän ja yksityisyyden suoja henkilötietoja käsitellessä. Minjon Oy (Minjon) noudattaa kaikessa toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja toimimme odotuksiesi mukaisesti kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Luottamuksesi suojaaminen ja vastuullisuus ovat toiminnassamme ensisijaisen tärkeitä.

Kaikki meille antamasi tiedot pysyvät luottamuksellisina. Meille on tärkeää, että kaikki työnhakijamme, työntekijämme, asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme saavat läpinäkyvästi tietoa siitä, miten käytämme heidän henkilötietojaan. Kerromme tässä selosteessa (Seloste) miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään, kenelle luovutamme tietojasi, kuinka kauan säilytämme niitä, ja mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen. Henkilötiedolla tarkoitamme tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan, tai epäsuorasti.

Käsittelemme henkilötietoja erilaisissa tilanteissa useisiin eri sidosryhmiin liittyen. Tämän vuoksi olemme tehneet lisäselosteita, jotka täydentävät tätä Selostetta ja joissa kuvaamme tarkemmin, miten käsittelemme henkilötietojasi yksittäisessä tilanteessa. Lisäselosteilla tarkennetaan tätä Selostetta ja niitä sovelletaan ensisijaisesti, mikäli näiden välillä olisi poikkeavuuksia. Lisäselosteet löytyvät alta:

2 Henkilötietojen kerääminen

Keräämme henkilötietojasi useilla eri tavoilla. Voit itse luovuttaa tietojasi, kun olet yhteydessä meihin, tai tietojasi voidaan kerätä automaattisesti käyttäessäsi palveluitamme, esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvien lokitietojen avulla. Myös kolmannet osapuolet voivat luovuttaa sinua koskevia henkilötietoja, tai voimme saada niitä julkisista lähteistä. Voimme myös koostaa sinusta tietoja jo hallussamme olevia henkilötietoja käyttäen, esimerkiksi laatiessamme sinusta profiilia rekrytointia varten.

Sinun ei ole pakko luovuttaa henkilötietojasi meille. Jos päätät kieltäytyä tämä voi joissakin tilanteissa johtaa siihen, että emme pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

3 Tietoryhmät

Tilanteesta riippuen käsittelemme erilaisia henkilötietoja. Henkilötietojen tyyppi ja keräämisen laajuus harkitaan aina tapauskohtaisesti ja rajoitetaan käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon.

Saatamme käsitellä henkilötietojasi myös tilastollisiin tarkoituksiin. Tällöin tiedot koostetaan siten, että emme pysty tunnistamaan sinua lopullisista tiedoista, eivätkä tilastotiedot ole yhdistettävissä sinuun.

Pääsääntöisesti emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (esimerkiksi terveystietoja). Joissain tapauksissa tällaisia tietoja voidaan kuitenkin käsitellä lainsäädännön mukaisesti. Näissä tilanteissa meillä on velvollisuus kertoa sinulle erityisten henkilötietoryhmien käsittelystä.

4 Henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteet

Noudatamme toiminnassamme seuraavia henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteita:

4.1 Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys

Kaikkeen Minjonin toimesta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn on aina olemassa oikeusperuste, joka on käsittelyssä lainmukaisuuden takaajana. Henkilötietojesi kerääminen tai käsittely perustuu aina selkeästi ennakolta määriteltyyn oikeusperusteeseen ja ne toteutetaan ennalta ilmoitettua ja tarkasti rajattua käyttötarkoitusta varten.

4.2 Käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja säilytyksen rajoittaminen

Keräämme ja käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme ja tehokkaan asiakaspalvelun kannalta.

Keräämme ja käsittelemme ainoastaan tiettyä käyttötarkoitusta varten välttämättömiä henkilötietojasi. Henkilötietojen tyyppi ja keräämisen laajuus harkitaan aina tapauskohtaisesti ja rajoitetaan käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon. Henkilötietojasi säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin pitkään kuin niiden käsittelylle tällaisessa muodossa on tarve. Tietojen säilytysajat perustuvat pääosin olemassa olevaan lainsäädäntöön.

4.3 Täsmällisyys

Pidämme henkilötietosi täsmällisinä ja ajantasaisina. Epätarkat tai virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan kohtuullisia toimenpiteitä käyttäen.

4.4 Eheys ja luottamuksellisuus

Henkilötietojasi käsitellään aina luottamuksellisesti. Tämä varmennetaan asianmukaisilla organisatorisilla ja teknisillä toimenpiteillä, joiden avulla estetään tietojen luvaton ja laiton käsittely. Näiden toimenpiteiden avulla varmistutaan myös siitä, ettei henkilötietoja vahingossa menetetä, muuteta tai tuhota.

5 Henkilötietojen käsittelyn syy

Käsittelemme henkilötietoja tarjotaksemme asiakkaillemme henkilöstövuokraus- ja rekrytointipalvelua. Käsittelyn tarkoitus ja lainmukainen peruste kerrotaan tarkemmin kussakin lisäselosteessa.

6 Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittelyn on perustuttava laissa olevaan yhteen tai useampaan oikeusperusteeseen. Seuraavassa listattuna oikeusperusteet, joiden nojalla me Minjonilla käsittelemme henkilötietojasi.

6.1 Sopimus

Mikäli olet kanssamme sopimussuhteessa, henkilötietojesi käsittely perustuu tähän sopimussuhteeseen. Tietojasi käsitellään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

6.1 Suostumus

Suostumus on henkilötietojen käsittelyn keskeisin oikeusperuste Minjonilla. Mikäli annat suostumuksesi tietojen käsittelyyn, voidaan henkilötietojasi kerätä ja käsitellä, kuitenkin aina ainoastaan tiettyä ennalta ilmoitettua käyttötarkoitusta varten.

6.2 Lainmukainen velvoite

Käsittelemme työntekijöidemme tietoja lainmukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Esimerkki tällaisesta tilanteesta on tietojen säilyttäminen 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen työsopimuslaista tulevien velvoitteiden täyttämiseksi.

6.3 Oikeutettu etu

Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kunhan perusoikeutesi eivät ole ristiriidassa tällaisen edun kanssa. Voimme esimerkiksi yhdistellä eri lähteistä kerättyjä henkilötietoja. Käsittelemme henkilötietoja myös kehittääksemme toimintaamme ja palveluitamme. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa liiketoimintamme tehokkuus ja palveluidemme laatu, jotta voimme hankkia tarvittavat tiedot liiketoimintaamme tehokkaaseen johtamiseen.

7 Kerättyjen tietojen luonne

Meidän tai kolmansien osapuolten toimesta keräämiä tietoja ovat muun muassa evästeet, etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Tarkempia tietoja löydät lisäselosteistamme.

8 Tietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille lain sallimassa laajuudessa esimerkiksi:

palveluntarjoajamme käsitellessä henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Me olemme tällöin vastuussa henkilötietojesi käsittelystä ja määräämme siitä;
jos olemme mukana sulautumisessa, tai yritysjärjestelyssä, tai liiketoiminnan myynnissä;
täyttäessämme viranomaisen pyynnön oikeuskäsittelyyn liittyen;
jos olet antanut suostumuksen; tai
kun henkilötietojesi luovuttamiseen on oikeutettu etu, kuten tapahtuman järjestämisen yhteistyötahon kanssa.

Kumppanimme saattavat käyttää palvelun tarjoamisen yhteydessä kerättyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa, esimerkiksi kehittääkseen palvelujaan. Pyrimme varmistamaan, että jatkokäsittely ei ole ristiriidassa alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa. Kumppanimme ovat kuitenkin vastuussa tällaisen jatkokäsittelyn lainmukaisuudesta.

9 Henkilötietojen siirtäminen EU / ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme toimii Euroopan Unionin (EU), tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, tai heillä voi olla pääsy henkilötietoihin näiden alueiden ulkopuolella. Kun tällaiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi, tietoja siirretään EU-alueen tai ETA-alueen ulkopuolelle. Huolehdimme tällöin tarvittavista suojatoimista ja toteutamme lisätoimia henkilötietojen suojaamiseksi tarvittavassa laajuudessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja siirretään vain maihin, joissa on Euroopan komission vaatima riittävä tietosuojan taso.

Kun palveluntarjoajamme on maasta, jossa tietosuojan taso ei ole riittävä, sovellamme Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita ja toteutamme teknisiä, organisatorisia ja sopimuksellisia lisätoimia riittävissä määrin varmistaaksemme henkilötietojesi suojaamisen vastaavalla tasolla, kuin ETA-alueen sisällä.

Annamme pyydettäessä lisätietoja siirtomekanismeista.

10 Henkilötietojen käsittelijät Minjonilla

Tietoihisi on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillämme ja kumppaneillamme, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Henkilökuntamme on koulutettu yksityisyydensuojan merkityksestä sekä tietojen asianmukaisesta käsittelystä. Pyrimme kaikella toiminnallamme takaamaan luottamuksesi toteutumisen koko tietojesi elinkaaren ajan.

11 Henkilötietojen säilytys

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen ja lainsäädännöllisten vaatimusten toteuttamiseksi.

Eri henkilötietotyypeillä on eripituiset säilytysajat.

Käsitellessämme henkilötietoja sopimukseemme perustuen henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen täyttämiseksi tarvittavan ajan. Asiakassuhteen päättyessä tietoja säilytetään soveltuvin osin oikeutetun etumme turvaamiseksi, jotta voimme vastata esimerkiksi kanteisiin, tai suoramarkkinointikieltosi toteuttamiseksi.

Jos käsittelemme tietojasi liittyen oikeutetun etumme perusteella, käsittelemme niitä niin kauan, kuin käsittelylle on olemassa perusteet. Vastustaessasi käsittelyä, tietosi poistetaan oikeutuksen varmistuttua.

Suostumuksesi perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaisesti.

Lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietojasi säilytetään lain vaatiman ajan.

12 Oikeutesi

Voit käyttää alla mainittuja oikeuksiasi laittamalla osoitteeseen privacy@minjon.fi. Jos käsittelymme ei ole mielestäsi lainmukaista, voit olla yhteydessä Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

12.1 Tietojen tarkastaminen

Pyynnöstäsi vahvistamme, käsittelemmekö tietojasi, ja jos käsittelemme, luovutamme ne sinulle.

12.2 Tietojen oikaiseminen

Oikaisemme virheelliset henkilötietosi pyynnöstäsi ja täydennämme niitä pyynnöstäsi.

12.3 Tietojen poistaminen

Poistamme henkilötiedot pyynnöstäsi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, esimerkiksi jos peruutat suostumuksesi.

12.4 Tietojen siirto

Luovutamme suostumukseesi perusteella tai sopimusvelvoitteiden täyttämisen yhteydessä kerätyt henkilötietosi sinulle tai kolmannelle osapuolelle yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

12.5 Käsittelyn rajoittaminen

Voit tietyissä tilanteissa pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.

12.6 Suostumuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa henkilötietojen käsittelemiseksi antamasi suostumuksen milloin tahansa.

13 Tietoturva

Toteutamme tarvittavat fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimenpiteet, jotka ovat tarkoituksenmukaisia henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Edes tarkoituksenmukaiset toimenpiteet eivät ole aina riittäviä kaikkien tietoturvaloukkausten estämiseksi. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta sovellettavien lakien mukaisesti.

14 Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot

Vastaamme Minjonilla mielellämme kysymyksiin, jotka koskevat työnhakijamme, työntekijämme, asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme yksityisyyden suojaa. Olethan yhteydessä:

Minjon Oy

privacy@minjon.fi

Yrjönkatu 29 A, 00100 Helsinki

15 Muutokset

Päivitämme Selostetta tarpeen mukaan henkilötietojen käsittelyssä tapahtuneiden muutosten kuvaamiseksi. Tämä Seloste on päivitetty 27.11.2024.

16 Minjonin lisäselosteet

Lisäselosteista löytyvät henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperusteet ja käyttötarkoitukset tarkemmin eriteltyinä.